Heute werden wir über eine sehr nützliche Planungs- und Managementtechnik sprechen, das Prozessmapping.

Was ist Prozessmapping?

Eine Prozesskarte ist ein einfaches Tool für Planung und Management, das den Arbeitsfluss visuell darstellt. Mit dem Prozess-Mapping können Sie wertschöpfende und nicht wertschöpfende Aktivitäten innerhalb eines Prozesses oder Systems identifizieren, um festzustellen, wo Sie sich verbessern müssen.

In einfachen Worten zeigt eine Prozesskarte also eine Reihe von Ereignissen, die zu einem Ergebnis führen. Eine Prozesskarte ist auch als Flussdiagramm, Prozessdiagramm, Prozessablaufdiagramm, funktionales Prozessdiagramm, funktionales Flussdiagramm, Workflow-Diagramm, Prozessmodell, Prozessablaufdiagramm und Geschäftsablaufdiagramm bekannt.

Der Zweck des Prozessmappings besteht darin, die Effizienz zu verbessern und einen Einblick in einen Prozess zu erhalten. Es identifiziert Wiederholungen, Engpässe und Verzögerungen. Prozesskarten werden in der Regel verwendet für:

• Vereinfachung und Verständnis eines Prozesses.
• Identifizierung von Verantwortlichkeiten und Metriken für den Prozess.
• Analysieren Sie, wie ein Prozess verbessert werden kann.
• Anderen zeigen, wie man einen Prozess durchführt.
• Verbesserung der Kommunikation zwischen verschiedenen Personen, die an einem Prozess beteiligt sind.
• Bereitstellung einer Prozessdokumentation.

Arten und Beispiele von Prozessmapping

1. Flussdiagramm

Ein Flussdiagramm ist eine einfache Karte, die die verschiedenen Schritte eines Prozesses, einschließlich der Eingaben und Ausgaben, visualisiert.

2. Schwimmbahn-Diagramm

Ein Schwimmbahn-Diagramm wird auch als funktionsübergreifende Karte bezeichnet. Es unterscheidet zwischen den Verantwortlichkeiten der Teilprozesse und zeigt die Beziehung zwischen jedem Prozessschritt und der Funktionseinheit.

3. Workflow-Diagramm

Das Workflow-Diagramm zeigt den Prozess im "Flow"-Format und verwendet keine UML-Symbole. Es beschreibt die Schritte, die zur Durchführung eines Prozesses erforderlich sind und zeigt die Verantwortlichkeiten für jeden Schritt auf.

4. Wertstrom-Mapping (VSM)

Es handelt sich dabei um eine einfache Managementtechnik zur Analyse und Verbesserung von Prozessen, die ein Produkt herstellen oder Kunden eine Dienstleistung anbieten.

5. SIPOC

SIPOC steht für Supplier, Input, Process, Output und Customer. Dies ist eine erweiterte Prozesskarte, die eine sehr detaillierte visuelle Darstellung eines Prozesses bietet. Es ist eine praktische und schnelle Methode, um jeden Prozess von Anfang bis Ende zu verstehen.

Wie erstellt man eine Prozesskarte?

Prozessmapping ist eine vereinfachte Methode, um ein besseres Verständnis eines Prozesses zu erhalten. Prozesskarten können mit gängiger Desktop-Software wie Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc. erstellt werden. Viele andere Online-Tools wie Edraw bieten Ihnen jedoch eine individuellere Plattform zur Erstellung einer Prozesskarte.

Prozesskarten kommunizieren Ihren Prozess an andere Personen, um Ihnen zu helfen, Ihre Managementziele zu erreichen. Daher ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie einen Prozess abbilden und eine gute Kommunikation und ein gutes Verständnis mit Ihren Teamkollegen aufbauen.

Hier finden Sie einen einfachen Leitfaden, der Ihnen bei der Erstellung einer Prozesskarte hilft:

Schritt 1: Identifizieren Sie den Prozess

Ganz gleich, ob Sie einen unzureichend funktionierenden Prozess verstehen oder einen neuen Prozess von Grund auf schaffen wollen:

• Identifizieren Sie den Hauptprozess, der visualisiert werden soll.
• Geben Sie den Titel oder den Prozessnamen ein, um zu beginnen.

Schritt 2: Stellen Sie ein starkes Team zusammen

Stellen Sie ein Team aus gleichgesinnten und starken Teammitgliedern zusammen, die das Management übernehmen und den richtigen Input liefern.

Schritt 3: Brainstorming der beteiligten Schritte

Sammeln Sie zusammen mit Ihren Teamkollegen alle notwendigen Informationen vom Anfang bis zum Ende des Prozesses. Notieren Sie alle Schritte, Inputs, Outputs, Rollen und Zeitdauern. Sie sollten:

• Schritte notieren.
• Entscheiden Sie, wie viele Details Sie benötigen.
• Delegieren Sie unterschiedliche Aktivitäten und Probleme an zwei verschiedene Teamkollegen.
• Setzen Sie ein Zeitlimit.

Schritt 4: Grenzen setzen

Ergreifen Sie die Schritte, die Sie zuvor identifiziert haben und legen Sie die Grenzen fest.

• Wann und wo beginnt der Prozess?
• Wann und wo wird der Prozess enden?

Schritt 5: Bestimmen Sie die Prozessschritte

Ordnen Sie die Schritte Ihres Prozesses der Reihe nach an. Verwenden Sie ein Verb, um die Beschreibung einzuleiten und den allgemeinen Ablauf des Prozesses Schritt für Schritt darzustellen.

Schritt 6: Zeichnen Sie das grundlegende Flussdiagramm

Beginnen Sie am Anfang und zeichnen Sie ein einfaches Flussdiagramm, das jeden Prozess im aktuellen Zustand zeigt. Verwenden Sie Symbole, um ein bestimmtes Element in der Prozesskarte darzustellen.

Schritt 7: Identifizieren Sie Bereiche mit Verbesserungsbedarf

Identifizieren Sie alle Ineffizienzen und Verzögerungen innerhalb des Prozesses und erstellen Sie einen Verbesserungsplan.

Schritt 8: Änderungen umsetzen

Setzen Sie die Verbesserungen um und überwachen Sie die Ergebnisse. Überprüfen Sie das Flussdiagramm mit anderen Teamkollegen, um eine detaillierte Analyse zu erstellen.

Schritt 9: Standardisieren Sie die Änderungen

Sobald Sie mit den Ergebnissen der Verbesserungen zufrieden sind, standardisieren Sie die Änderungen und informieren alle Beteiligten (Teammitglieder, Mitarbeiter, Lieferanten, Vorgesetzte, Kunden, etc.).

Schritt 10: Schließen Sie die Prozesskarte ab

Überprüfen Sie das Flussdiagramm und stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen wie das Titeldatum und den Symbolschlüssel angegeben haben. Ein Prozessdiagramm sollte alle Schritte enthalten und alle Zuständigkeiten und beteiligten Schlüsselpersonen klar aufzeigen.

Beste Tools zur Prozessabbildung

Prozessmapping bietet wertvolle Einblicke, wie Unternehmen und Organisationen ihre Prozesse verbessern können. Wenn solche wichtigen Informationen in der Regel präsentiert werden, ist es einfach, sie zu verstehen und an einem Projekt mitzuarbeiten.

Hier finden Sie die besten Tools für die Erstellung detaillierter Prozesskarten:

1. EdrawMax

Edraw Max ist die Software für technische Diagramme, mit der Sie Flussdiagramme, Mindmaps, Organisationsdiagramme, Netzwerkdiagramme, Workflow-Diagramme, Grundrisse und technische Diagramme erstellen können, darunter mehr als 280 Arten von Diagrammen.

Die aktuelle Version von EdrawMax ist sowohl für die Online- als auch für die Desktop-Nutzung verfügbar. Außerdem bietet das Tool eine große Auswahl an integrierten Vorlagen, mit denen Sie schnell und einfach alle Arten von Diagrammen erstellen können.

Bildquelle: https://www.edrawsoft.com/de/edraw-max/

2. Lucidchart

Lucidchart ist eine webbasierte Plattform zur Erstellung von Zeichnungen und Geschäftsdiagrammen. Es ist ein beliebtes Tool, das plattformübergreifende Zugänglichkeit bietet.

Lucidcharts verfügt über zahlreiche Funktionen zur Erstellung von Prozessabbildungen. Damit können Sie Ihre Charts in Echtzeit mit anderen teilen.

Bildquelle: https://www.lucidchart.com

3. Creately

Creately ist eine Online-Software zum Zeichnen und Zusammenarbeiten von Konzepten. Es kann auch als Chart und Diagram Maker verwendet werden. Es handelt sich um eine unkomplizierte Anwendung, die keine besonderen technischen Kenntnisse erfordert. Sie können hier also ganz einfach Flussdiagramme, Infografiken und andere visuelle Darstellungen erstellen.

Bildquelle: https://creately.com

4. Microsoft Visio

Microsoft Visio ist ein großartiges Tool für die Prozessabbildung, aber es ist im Vergleich zu anderen ziemlich teuer. Diese Software kann auch zum Zeichnen verschiedener Diagramme wie Flussdiagramme, Baupläne, Datenflussdiagramme, 3D-Karten und vieles mehr verwendet werden.

Bildquelle: https://www.conceptdraw.com

Fazit

Alle oben genannten Tools für die Prozessabbildung haben ihre Vor- und Nachteile, aber eines hebt sich von den anderen ab - Edraw Max. Das einzige Tool bietet alles, einschließlich plattformübergreifender Zugänglichkeit, Online- und Offline-Versionen, erschwinglichen Preisen, mehreren kostenlosen Vorlagen und vielen anderen Funktionen. Den anderen hier genannten Tools hingegen fehlen ein oder zwei dieser Funktionen und sie sind teurer.